jueves, 28 de febrero de 2013



ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES EN LAS JAC


El presente módulo está dirigido a los miembros de las Juntas de Acción Comunal y en especial a los responsables de la Administración de los bienes como son el Presidente, Tesorero y Fiscal.



1.  MARCO LEGAL


1.1.   LEY 743 / 02   CAPITULO VI, Régimen económico y fiscal


Artículo 51. Patrimonio. El patrimonio de los organismos de acción comunal estará constituido por todos los bienes que ingresen legalmente por concepto de contribuciones, aportes, donaciones y las que provengan de cualquier actividad u operación lícitas que ellos realicen.

Parágrafo. El patrimonio de los organismos de acción comunal no pertenece ni en todo ni en parte a ninguno de los afiliados. Su uso, usufructo, y destino se acordará colectivamente en los organismos comunales, de conformidad con sus estatutos.

Artículo 52. Los recursos oficiales que ingresen a los organismos de acción comunal para la realización de obras, prestación de servicio o desarrollo de convenios, no ingresarán a su patrimonio y el importe de los mismos se manejará contablemente en rubro especial.

Artículo 53. Los recursos de los organismos de acción comunal que no tengan destinación específica se invertirán de acuerdo con lo que determinen los estatutos y la asamblea general.

Artículo 54. A los bienes,  beneficios y servicios administrados por los organismos de acción comunal tendrán acceso todos los miembros de la comunidad y los miembros activos y su familia de conformidad con sus estatutos y reglamentos.

Artículo 55. Conforme al artículo 141 de la Ley 136 de 1994, las organizaciones comunales podrán vincularse al desarrollo y mejoramiento municipal, mediante su participación en el ejercicio de sus funciones, la prestación de servicios, o la ejecución de obras públicas a cargo de la administración central o descentralizada.

Los contratos o convenios que celebren los organismos comunales se regularán por el régimen vigente de contratación para organizaciones solidarias.

Artículo 56. Presupuesto. Todas las organizaciones comunales deben llevar contabilidad, igualmente elaborar presupuesto de ingresos y de gastos e inversiones para un período anual, el cual debe ser aprobado por la asamblea general y del que formará parte el presupuesto de las empresas de economía social que les pertenezcan. Sin embargo, la ordenación del gasto y la responsabilidad del sistema de contabilidad presupuestal recaen sobre los representantes legales de estas empresas.

Artículo 57. Libros de registro y control. Los organismos de acción comunal, a más de los libros que autoricen la asamblea general y los estatutos, llevarán los siguientes:

a) De tesorería: en él constará el movimiento del efectivo de la respectiva organización comunal;

b) De inventarios: deben registrarse en este libro los bienes y activos fijos de la organización;
c) De actas de la asamblea, del comité central y del consejo comunal: este libro debe contener el resumen de los temas discutidos en cada reunión, los asistentes y votaciones efectuadas;

d) De registro de afiliados: contiene los nombres, identificación y dirección de los afiliados, así como las novedades que registran en lo que respecta a sanciones, desafiliaciones, delegaciones ante organismos públicos o privados.


1.2.  LOS ESTATUTOS   CAPITULO XVII, De los Libros y Sellos


ARTÍCULO 94. CLASES DE LIBROS:

Además de los que autorice la Asamblea y de los que se señalen en los reglamentos de los órganos, la Junta tendrá los siguientes libros debidamente registrados ante el DAACD:

a)   De Tesorería  
b)   De actas de la Asamblea General y de la Junta Directiva.
c)   De registro de afiliados.
d)   De registro de actas de la Comisión de Convivencia y Conciliación.

ARTÍCULO 97. LIBROS DE TESORERÍA 

1.   De Caja General:       En él constará el movimiento del efectivo;
2.   De Caja Menor:         En él constará el movimiento del efectivo que permanentemente será manejado por el tesorero para gastos menores. Previa aprobación de la Asamblea General
3.   De Bancos:      En él constará el movimiento de dineros que se tengan consignados en bancos

PARÁGRAFO: La Junta en materia contable deberá aplicar los principios o normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia y en lo que corresponda a su naturaleza, las disposiciones del Decreto 2649 de 1993, Ley 80/93 y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

ARTÍCULO 98. LIBRO DE INVENTARIOS 

En este libro, se registrarán los bienes y activos fijos de la Junta. Deberá contener, por lo menos, las siguientes casillas: fecha, cantidad, detalle, valor unitario, valor total, entrada, salida y estado en que se encuentra el bien (bueno, regular o inservible).

ARTÍCULO  99. REGISTRO DE LOS LIBROS

El registro de los libros se solicitará a la entidad que ejerza inspección, vigilancia y control sobre la Junta, para lo cual bastará que la solicitud se presente suscrita por el dignatario a cuyo cargo está el libro o en su defecto por el Representante Legal de la Junta, acreditando los requisitos exigidos en las normas.



ARTÍCULO 100. REVISIÓN DE LIBROS

El dignatario responsable del manejo de cada libro, deberá presentarlo trimestralmente ante la entidad de inspección, control y vigilancia, para su revisión, radicando fotocopia de los registros del  periodo correspondiente.

ARTÍCULO 101.  REEMPLAZO DE LOS LIBROS REGISTRADOS 

Los libros registrados podrán reemplazarse, con autorización de la Entidad de que ejerce la función de inspección, control y vigilancia, en los siguientes casos:
Por utilización total
Por extravío o hurto.
Por deterioro.
Por retención, y
Por exceso de enmendaduras e inexactitudes.

PARÁGRAFO  1: Para los libros en que se lleve el manejo de bienes y recursos no se aplica el literal e) del presente artículo.
PARAGRO 2: En  el caso del literal a), bastará con aportar el libro utilizado, quedando con plena vigencia los registros o anotaciones realizados en éste.
PARÁGRAFO 3: Para el literal b), se debe presentar la denuncia ante la autoridad competente y anexar la copia a la solicitud.
PARÁGRAFO 4: Para los literales c) y e) debe presentarse el nuevo libro donde aparezcan los datos ciertos, refrendados con la firma del fiscal.
PARÁGRAFO 5: Para el literal d) debe anexarse copia del fallo de la Comisión de Convivencia y Conciliación de la Asociación de Juntas de la Localidad, en el cual conste la sanción al retenedor del libro; libro que quedará anulado.

ARTÍCULO 102. SELLOS

La Junta llevará los sellos que autorice la Asamblea General.

1.3.   ESTRUCTURA DE LA JAC  SEGÚN LOS ESTATUTOS

Organigrama



1.4. FUNCIONES DEL PRESIDENTE


1.   Ejercer la representación legal de la Junta y como tal suscribirá los actos, contratos y poderes necesarios para el cabal cumplimiento de los objetivos y la defensa de los intereses de la Organización.
2.   Ejecutar las decisiones de la Asamblea y de la Junta Directiva.
3.   Ser delegado a la Asociación por derecho propio.
4.   Presidir y dirigir las sesiones de la Directiva.
5.   Convocar las reuniones de Directiva y Asamblea.
6.   Firmar  las actas de Asamblea y Directiva y firmar la correspondencia.
7.   Ordenar gastos hasta por ______ (_____) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) por transacción o suscribir contratos hasta por ______ (_____) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) por operación.
8.   Suscribir junto con el tesorero, los cheques, documentos y demás órdenes de pago que hayan sido previamente aprobadas por el dignatario u órgano competente,
9.   Informar a la entidad de inspección, control y vigilancia correspondiente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, que la Junta no cuenta con el número mínimo de afiliados para subsistir.
10.        Hacer el empalme con el presidente elegido para reemplazarlo, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expedición de la inscripción por la autoridad designada para el efecto.
11.        Las demás que señalen la Asamblea, la Directiva y los reglamentos.

PARÁGRAFO: se  entiende por empalme, hacer entrega por parte del dignatario saliente al dignatario entrante de los bienes, dineros y documentos que sean de propiedad de la Junta.


1.5. FUNCIONES DEL TESORERO

1.   Asumir la responsabilidad en el cuidado y manejo de los dineros y bienes de la Junta, excepto cuando se trate de actividades de economía social, en cuyo caso la responsabilidad se determina por los contratos de trabajo o en los respectivos reglamentos.
2.   Llevar los libros de Caja General, Bancos, Caja Menor e Inventarios. Registrarlos, diligenciarlos y conservar los recibos de los asientos contables y entregarlos al tesorero que lo reemplace.
3.   Constituir la garantía o fianza de manejo para responder por los dineros o bienes de la Junta. La prima será cubierta con dineros de la organización. Esta póliza es requisito indispensable para inscribir al tesorero como dignatario de la Junta.
4.   Firmar conjuntamente con el presidente los cheques y demás documentos que impliquen manejo de sumas de dinero o bienes, previa orden impartida por el presidente, la Junta Directiva o la Asamblea General de Afiliados.
5.   Rendir mínimo en cada Asamblea General Ordinaria de Afiliados y a la Directiva en cada una de sus reuniones ordinarias, un informe del movimiento de tesorería y a las autoridades competentes en las fechas en que éstas lo soliciten.
6.   Cobrar oportunamente los aportes y cuotas que se le otorguen a la Junta.
7.   Hacer el empalme con el tesorero elegido para reemplazarlo, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expedición de la inscripción por la autoridad designada para el efecto.
8.   Asumir la administración temporal de los bienes y recursos de la Junta, cuando por disposición de autoridad competente se haya anulado la elección de los dignatarios y mientras se elijan sus reemplazos, siempre y cuando no exista el tribunal de garantías de que trata el artículo 67 de los presentes estatutos.
9.   Las demás que le señale la Asamblea, la Directiva y el reglamento.


PARA TENER EN CUENTA: Recomendamos que el Tesorero de la Junta suscriba la póliza de garantía o fianza del buen  manejo de los dineros o bienes de la Junta y el valor de la prima será cubierta con dineros de la organización.

1.6. FUNCIONES DEL FISCAL

El fiscal, tendrá el mismo periodo que la Directiva y ejerce las siguientes funciones:

1.   Velar por el recaudo oportuno y cuidado de los dineros y los bienes de la Junta, así como su correcta utilización.
2.   Revisar como mínimo trimestralmente, los libros, registros, comprobantes, soportes contables, cheques y demás órdenes de egresos de dinero, para lo cual observará que las autorizaciones se hayan otorgado por el órgano o dignatario competente en debida forma y que los documentos reúnan los requisitos de ley.
3.   Velar por la correcta aplicación dentro de la Junta de las normas legales y estatutarias.
4.   Rendir como mínimo, informes a la Asamblea y a la Directiva en cada una de sus reuniones ordinarias, sobre el recaudo, cuidado, manejo e inversión de los bienes que forman parte del patrimonio de la Junta.
5.   Denunciar ante la Comisión de Convivencia y Conciliación o ante las autoridades administrativas o judiciales, las irregularidades que observe en el manejo patrimonial de la Junta.
6.   Rendir informes cuando sean solicitados por la entidad que ejerce inspección, control y vigilancia sobre el recaudo, cuidado, manejo e inversión de los bienes.
7.   Revisar los libros y demás documentos de la Junta e informar sobre cualquier irregularidad a la Comisión de Convivencia y Conciliación o a la autoridad competente.
8.   Hacer el empalme con el fiscal elegido para reemplazarlo,  a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expedición de la inscripción por la autoridad designada para el efecto.
9.   Las demás que le sean asignadas por la Asamblea.

1.7. SANCIONES

La calidad de afiliado a una junta de acción comunal se perderá por:

a)   Apropiación, retención  o uso indebido de los bienes, fondos, documentos, sellos o libros de la junta.
b)   Por violación de la normas legales o estatutarias.

De acuerdo con la gravedad de la falta y las modalidades del hecho, las sanciones pueden ser:

a)   Suspensión hasta por tres (3) meses.
b)   Desafiliación hasta por 24 meses.

El proceso disciplinario deberá ser adelantado por la C.C.C. de la Asociación Comunal de Juntas de la Localidad.


NOTA: Es pertinente que al culminar sus funciones como dignatario, bien sea que haya renunciado, culminado su tiempo de gestión o  revocado de su cargo  se debe hacer entrega del cargo, bienes y documentos al dignatario que lo reemplazará. De no hacerse podrá incurrir en falta disciplinaria.


2.  CONCEPTOS BASICOS DE CONTABILIDAD


2.1. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD:

Constituir una herramienta básica para la toma de decisiones de carácter Administrativo, Financiero, Económico y Laboral.

Determinar en un período definido la situación financiera y la gestión que se le ha dado a los recursos disponibles.

Ejecución  y control sobre las operaciones financieras de las Juntas de Acción Comunal.

Servir de base para la proyección de los presupuestos de Ingresos, Gastos e Inversiones de las Juntas de Acción Comunal.


2.2.      QUE ES LA CONTABILIDAD Y PARA QUE NOS SIRVE

La Contabilidad es la ciencia que trata de la aplicación, análisis y registro en forma cronológica y ordenada, de todas las transacciones económicas de una empresa u organización y para el caso que nos ocupa de las Juntas de Acción Comunal.  La información contable debe ser útil, comprensible, confiable y comparable.


2.3. DEFINICIONES

Activo :     

El Activo representa los bienes y derechos apreciables en dinero que posee una Junta de Acción Comunal, como: dinero, muebles y enseres, semovientes y cuentas por cobrar. Cuentas del Activo. Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, inventario, Activos Fijos.

Pasivo:      

El Pasivo representa las deudas u obligaciones que la JAC tiene con terceros, ya sea con garantía o sin ella, cuentas por pagar (proveedores), Prestaciones sociales por pagar, Retención en la fuente, impuestos por pagar.   Cuentas del Pasivo. Cuentas por Pagar, Provisiones de Prestaciones, Cuentas de pérdidas y ganancias, ventas, compras, gastos generales.

Patrimonio:        

El Patrimonio representa los aportes sociales iniciales, y el resultado del ejercicio. Resulta también de la diferencia entre los Activos y los Pasivos.


PATRIMONIO  =  ACTIVO  -  PASIVO








2.4.   REGISTROS DE LOS MOVIMIENTOS CONTABLES

En los libros contables encontrará 5 columnas, en donde se deben registrar cada uno de los movimientos contables realizados. Fecha, Detalle, Debe, Haber, y saldo

Fecha:        En esta columna se escribe día/mes y año de la transacción realizada.

Detalle:      En esta columna se describe de manera resumida el detalle de la transacción.

Debe:                  En esta columna se registra el valor en $ pesos, del dinero que ingresa a la tesorería de la JAC.

Haber:       En esta columna se registra el valor en $ pesos, del dinero que egresa o sale de la tesorería de la JAC.

Saldo:        En esta columna se registra el valor en $ pesos, del resultado de la diferencia entre el Debe y el Haber.
Ejemplo:

FECHA
DETALLE
DEBE
HABER
SALDO
10/02/04
Aportes Voluntarios
50.000

50.000
15/03/04
Aportes Voluntarios
20.000

70.000
16/03/04
Recibo EAAB No. 33458966-4 Febrero/04

48.000
22.000
30/03/04
Alquiler salón comunal
100.000

122.000
05/04/04
Fotocopias

10.000
112.000
10/04/04
Transporte

5.000
107.000
10/04/04
Talonario 100 Boletas Factura # 00589

30.000
77.000
12/04/04
Rifa TV 14”  100 Boletas a $10.000.oo
1.000.000

1.077.000
15/05/04
TV/14” Sony/Color/CRemoto/ Fra.# 007779

380.000
697.000







2.5.      COMPROBANTES Y DOCUMENTOS QUE SIRVEN DE SOPORTES EN LOS MOVIMIENTOS CONTABLES DE LA JAC

Las transacciones registradas en una organización deben estar sustentadas en documentos y soportes que sirvan de información sobre las condiciones económicas de una operación financiera, es importante su adecuado manejo y archivo, pues de ellos se derivan los registros en los libros contables.

Comprobante de Ingreso:

Este documento se utiliza para registrar las entregas a caja de los dineros recaudados por la organización, como: arriendos, alquiler, aportes cuotas voluntarios, eventos, rifas, fiestas, bazares y otros conceptos. Deben ir respaldados con los correspondientes recibos. Recibo de caja de dinero en efectivo o comprobante de Caja.  Los Recibos de Consignación son comprobantes que se utilizan para efectuar los depósitos en cuentas de ahorros o corrientes que posea la organización.



Comprobante de egreso:

Este documentos se utiliza para sustentar el desembolso, pago o gasto en efectivo o cheque, que realiza la organización a un tercero ya sea persona natural o jurídica, es importante elaborarlo en el momento de realizar el desembolso para que quien recibe el pago lo firme con número de identificación, es necesario para efectos de establecer un control eficaz adjuntándolo a Facturas de Compra, Cuentas por Cobrar, etc.

Para los gastos de menor cuantía la asamblea de la organización tiene que autorizar la creación de una caja menor, fijando una suma límite para pagos “menores” que respalde los gastos. Para ellos  se utilizan los Recibos de caja menor  debidamente autorizados por el Presidente.

2.6.      ESTADOS FINANCIEROS:


Son los resúmenes que se preparan al cierre de un período contable una vez registradas las operaciones económicas. Pueden ser de varias clases en las cuales tenemos:

Balance General

Contiene los saldos finales del ejercicio y el estado económico de la organización en un periodo determinado. Está conformado por EL ACTIVO, EL PASIVO Y EL PATRIMONIO.

Estado De Perdidas y Ganancias o de Resultados

Es el resumen de ingresos, costos y gastos, muestra la utilidad o pérdida de un período y permite reflexionar sobre los factores que actúa sobre los ingresos, costos, ventas y gastos administrativos así como otros aspectos de la organización.



2.7. Presupuesto anual de Ingresos y Gastos e inversiones

Todas las organizaciones comunales deben llevar contabilidad, igualmente elaborar presupuesto de ingresos y de gastos e inversiones para un período anual, el cual debe ser aprobado por la asamblea general y del que formará parte el presupuesto de las empresas de economía social que les pertenezcan. Sin embargo, la ordenación del gasto y la responsabilidad del sistema de contabilidad presupuestal recaen sobre los representantes legales de estas empresas.

Por lo tanto estamos recomendando que a diciembre 31 de cada año teniendo en cuenta el Balance General y estado de pérdidas y ganancias se realice el Presupuesto anual de Ingresos y Gastos e inversiones para el año inmediatamente posterior y sea sometido a consideración y aprobación de la Asamblea.

3.    CONTRATOS

Un CONTRATO es un documento que se suscribe entre varias personas, naturales o jurídicas, con el cual las partes se comprometen a ejecutar un objeto específico a realizarse en un período determinado, las obligaciones de las partes se dejan estipuladas en CLÁUSULAS, que deben ser lo suficientemente claras y concretas, a fin de evitar diferencias, contrariedades o posibles conflictos futuros. Por lo tanto, recomendamos que cuando el Presidente de la Junta de Acción Comunal en calidad de Representante Legal suscriba un contrato a nombre de la Organización, tenga en cuenta los  siguientes controles:

1.   Todas las páginas deberán ir con el  mismo encabezado. Tipo de Contrato, número del contrato, entre quienes se celebra el contrato.
2.   Revisar que la descripción de las personas que suscriben el contrato estén completas y correctas: nombres y apellidos completos, No. De identificación, calidad del contratista y contratante, domicilio de las.  
3.   Justificación de la Contratación. Breve descripción de o que justifica que se realice el contrato, estudios, actas, proyectos…
4.   CLÁUSULA PRIMERA:  Objeto del Contrato. Claramente cual es el objeto
5.   CLÁUSULA SEGUNDA Obligaciones de la contratista.
6.   CLÁUSULA TERCERA: Obligaciones De la Junta de Acción Comunal
7.   CLÁUSULA  CUARTA -  Valor:  en $  número y  en letras
8.   CLÁUSULA QUINTA - Forma De Pago. Como serán los pagos, cuanto $ y cuando
9.   CLÁUSULA SEXTA - Liquidación
10.        CLÁUSULA SEPTIMA –- Inhabilidades E Incompatibilidades:
11.        CLÁUSULA OCTAVA – Idoneidad Y Experiencia
12.        CLÁUSULA NOVENA - Exclusión De Relación Laboral:
13.        CLÁUSULA DECIMA - Control Y Vigilancia: 
14.        CLÁUSULA DECIMA PRIMERA – Multas: 
15.        CLÁUSULA DECIMA SEGUNDA - Penal Pecuniaria:
16.        CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA - Caducidad Administrativa:
17.        CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA - Cláusulas Excepcionales Al Derecho Común
18.        CLÁUSULA DECIMA QUINTA - Cesión Y Subcontratación:
19.        CLÁUSULA DECIMA SEXTA - Suspensión Del Contrato:
20.        CLÁUSULA DECIMA SEPTIMA - Responsabilidad  Del Contratista.-
21.        CLÁUSULA DECIMA OCTAVA - Causales De Terminación:
22.        CLÁUSULA DECIMA NOVENA - Intereses Moratorios:
23.        CLÁUSULA VIGESIMA - Obligación De Restituir Los Bienes Y Documentos
24.        CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA - Requisitos De Perfeccionamiento Y Ejecución
25.        CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA - Publicación:
26.        CLAUSULA VIGESIMA TERCERA - Documentos Anexos, la Propuesta:
27.        CLÁUSULA VIGÉSIMA CUAR– Domicilio: 
28.        CLAUSULA VIGESIMA QUINTA: Solución De Conflictos.-
29.        CLÁUSULA VIGESIMA SEXTA  - Legislación Aplicable:
30.        FIRMAS DEL CONTRATISTA Y DEL CONTRATANTE

4. TIPOS DE LIBROS QUE DEBEN TENER LAS JAC

Para llevar los registros contables se requieren de muchos libros, para el caso de las JAC, y teniendo en cuenta las Leyes y los estatutos, estos son los tipos de libros que deberán  diligenciar de manera cronológica, ordenada y precisa.  Todos los libros de Tesorería deben ser diligenciados por el TESORERO.

4.1. Libro de Bancos:           

En este libro se registran todo el dinero que ingresen a la Junta, como documento prueba del ingreso se tendrá la consignación bancaria, también se registran los egresos o salidas de dinero. Todo el dinero de la JAC deberá estar en una cuenta de ahorros o cuenta corriente.

4.2. Libro De Caja General:

En él constará el movimiento (ingresos y egresos) del efectivo. Dicho libro deberá permanecer con el saldo en cero (0)

4.3. Libro De Caja Menor:

En él constará el movimiento del efectivo que permanentemente será Manejando por el tesorero para gastos menores. Previa aprobación de la Asamblea General

4.4. Libro De Inventarios:

En este libro, se registrarán los bienes y activos fijos de la Junta. Deberá contener, por lo menos, las siguientes casillas: fecha, cantidad, detalle, valor unitario, valor total, entrada, salida y estado en que se encuentra el bien (bueno, regular o inservible).

4.5. Informes de Tesorería

Mensual      (Ante la Junta Directiva)
Trimestral    (Ante la Asamblea para su aprobación)
Anual              (Para realizar presupuesto de gastos, estado de perdidas y ganancias)   Ver formato

4.6. Como y cuando se reemplazan legalmente los libros contables

De acuerdo al ARTÍCULO 6o. de la Resolución 2070 Los libros serán registrados por el Promotor Regional del Minis­terio de Gobierno. (Actualmente por el Funcionario del Departamento Administrativo de Acción Comunal Distrital asignado a la respectiva Localidad)  recomendamos que en el momento de solicitar el reemplazo se dirijan al punto de atención al ciudadano y llevar los libros anteriores, según sea el caso.

Los Libros podrán reemplazarse y registrarse por las siguientes causas debida­mente comprobadas:

a)      Por utilización total;
b)      Por extravío ó hurto;
c)      Por deterioro;
d)      Por retención; y
e)      Por exceso de enmendaduras e inexactitudes.


5. TIPOS DE FONDOS:


Definición de Fondo:

Es la cantidad de dinero del que dispone la JAC para el manejo correcto, actualizado y ordenado de los fondos. Los dineros de la Junta se manejan a través  de los siguientes fondos:



5.1. Fondo Común:

Es donde se registran los dineros que recauda la junta de actividades como bazares, rifas, festividades, aportes de los afiliados, los cuales pueden ser de libre inversión, con aprobación ya sea del presidente, directiva, asamblea y según la facultad que les otorgue los estatutos.

5.2. Fondo de aportes:

Son los dineros recibidos por donaciones de afiliados o particulares y su inversión es de destinación específica.


5.3. Fondos con destinación específica:

Son los recursos provenientes de contratos estatales o con organizaciones privadas, cuya destinación esta determinada por el contrato del mismo.

Los ingresos recibidos por las actividades realizada por los comités de trabajo y las empresas de economía social, serán destinados para actividades u obras programas  dentro del plan de trabajo y reglamento interno del mismo.

6. RESPONSABLES DE LA ADMINISTACIÓN AL INTERIOR DE LA JUNTA:


6.1. Asamblea: (AUTORIZA)

La asamblea ordena, aprueba y controla el manejo de los recursos financieros y físicos, la prestación de los servicios y los dineros destinados para la ejecución de proyectos.

6.2. Junta Directiva o Consejo Comunal: (AUTORIZA)

A  partir del plan de desarrollo barrial aprobado en asamblea y del plan de acción de la directiva, teniendo en cuenta el presupuesto de ingresos y gastos,  ordena y aprueba la ejecución de proyectos, mediante comunicación escrita, teniendo en cuenta el monto autorizado en los estatutos.


6.3. Presidente:(AUTORIZA)

Como representante legal de la junta, está facultado para ordenar gastos y ejercer el control sobre los recursos de la organización, en procura del cumplimiento de los objetivos propuestos.


6.4. Tesorero:(EJECUTA)

Es el responsable del recaudo, registro, cuidado y manejo de los dineros y de los bienes de la junta, a través del correcto diligenciamiento de los registros contables y de la ejecución de los gastos según lo ordenado por el presidente, directiva o asamblea.

6.5. Fiscal:(CONTROLA)

Verifica los soportes y los procedimientos contables, así como el manejo adecuado de los demás bienes de la junta, es decir realiza las auditorias que se consideren pertinentes.


6.6. Comisiones Empresariales:

Debe existir una comisión por cada negocio, y la administración y gestión de sus recursos se manejan independientes a los de la JAC. El tesorero de la empresa o negocio es el  empleado de la junta encargado de  recaudar los dineros que ingresen al negocio por cualquier concepto y  ejecutar las demás funciones contempladas en el reglamento, conforme a las directrices de la Comisión Empresarial.

El auditor es el empleado encargado de velar porque el manejo del negocio, por parte del gerente, el tesorero y demás trabajadores, se realice en cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias.



7. REGLAMENTO DE USO DE BIENES. (EJEMPLO)

Con el fin de evitar inconvenientes o malos entendidos con los afiliados y usuarios, con el uso de los bienes de la junta como lo es el Salón Comunal, describimos a continuación los ítems que deben tener en cuenta para realizar este reglamento, también se recomienda que si hay computadores, y otros bienes se les realice un reglamento.  Los reglamentos deberán ser ajustados a las necesidades de la comunidad y de la Junta De Acción Comunal

La junta de Acción Comunal del Barrio xx, de la localidad de xx, en cumplimiento de sus facultades legales y estatutarias y
CONSIDERANDO:

Que el Concejo de Santa Fe de Bogotá mediante acuerdo 006 del 2000, delega en las Juntas de Acción Comunal, la administración de los salones comunales mediante contratos de administración con la Defensoría del Espacio Público.
Que para la firma del respectivo contrato la Junta de Acción Comunal del Barrio Santa Sofía deberá presentar un reglamento sobre el uso del salón comunal aprobado por la Asamblea General de la Junta de Acción Comunal.
Que debe velar por el máximo aprovechamiento de los espacios comunales, definir y aprobar el uso, usufructo, mantenimiento y administración bajo la responsabilidad de la actual Junta Directiva.
Que teniendo en cuenta la sostenibilidad de este organismo comunal y de sus haberes, se hace necesario establecer y determinar los usos permitidos en el Salón Comunal, al igual que los cánones de alquiler del mismo.
RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO.  EVENTOS PERMITIDOS: El salón comunal será destinado para los siguientes eventos: Asambleas comunales, reuniones de junta directiva o consejo comunal, comités de trabajo, comité conciliador, reuniones de organismos comunales de grado superior; Actividades culturales, sociales y recreativas, actividades de capacitación y formación adelantadas por entidades oficiales o privadas siempre y cuando beneficien a la comunidad del barrio o sector, velorios de residentes del barrio cuando no dispongan de otro espacio; Actividades de trascendencia sectorial, local, distrital o nacional adelantadas por entidades oficiales; actividades proselitistas o partidistas, desarrollo de proyectos por parte de contratistas.
ARTICULO SEGUNDO. EVENTOS EXENTOS DE PAGO DE ALQUILER: Los eventos en los cuales el préstamo del Salón Comunal no ocasiona costo de alquiler para quienes lo utilizan son:  Asambleas comunales, reuniones de junta directiva o consejo comunal, comités de trabajo, comité conciliador,  reuniones de organismos comunales de grado superior; velorios de residentes del barrio cuando no dispongan de otro espacio.
El no costo de alquiler, implica que quienes utilicen el salón, deberán asumir el costo del aseo, o su realización.

ARTICULO TERCERO. EVENTOS QUE CUBREN PAGO DE ALQUILER: Los eventos en los cuales el préstamo del Salón Comunal ocasiona costo de alquiler para quienes lo utilicen son:  Actividades culturales, sociales y recreativas como: Fiestas de matrimonios, quince años, grados, bautismos, cumpleaños, recolección de fondos, clausuras de colegios; presentación de obras de teatro, títeres, payasos, promoción de ventas y demás actividades que aún siendo de miembros de la comunidad tengan el carácter de celebración con ánimo de lucro; actividades de capacitación y formación adelantadas por entidades oficiales o privadas; Actividades proselitistas o partidistas; Desarrollo de proyectos por parte de contratistas.
ARTICULO CUARTO. REQUISITOS PARA EL PRESTAMO DEL SALON: Los siguientes requisitos tienen el carácter de permanentes para todos los eventos descritos en los artículos anteriores:
a.    Solicitud escrita y dirigida a la Junta Directiva
b.    Dicha solicitud debe ser presentada  mínimo con ocho días de anticipación.
c.    La solicitud deberá  especificar claramente el tipo de actividad a realizar, fecha, horas de utilización, cantidad aproximada de asistentes y la finalidad del evento.
d.   El solicitante deberá firmar la respectiva hoja de inventarios
e.    El solicitante deberá firmar  el contrato de alquiler del salón.

ARTICULO QUINTO. RESPONSABILIDADES: Toda persona o entidad que se responsabilice por el uso del salón debe responder por los daños causados en el desarrollo de una actividad, además para los eventos contemplados en el artículo tercero de la presente directiva. Como garantía el solicitante dejará un depósito en efectivo equivalente a un (1) salario mínimo mensual, para cubrir los posibles daños a las instalaciones y el mobiliario, en caso de no requerirse será devuelto dentro de las 72 horas siguientes a la utilización del salón.
Cuando se alquile el salón para un evento de concurrencia, no compromete a la JAC en la vigilancia sobre el ingreso de personas ajenas, ni sobre la vigilancia de los automóviles parqueados en su exterior.

ARTICULO SEXTO. PAGO DEL VALOR DEL ALQUILER: Una vez aprobada la solicitud, se informará inmediatamente al interesado con el propósito de que a  la mayor brevedad cancele en la tesorería de la JAC el valor correspondiente al alquiler y el depósito establecido o se consigne en la cuenta de la junta, debiendo llevar la consignación a la tesorería.
ARTICULO SÉPTIMO. AUTORIZACIÓN: El tesorero  de la JAC es el encargado de recibir los dineros por concepto de alquiler y queda autorizado para que de lo recaudado cancele oportunamente los recibos de servicios públicos y gastos de mantenimiento.
De otra parte se delega al vigilante del salón comunal para que haga entrega y recibo del mismo, cuando haya sido cancelado el alquiler y el depósito correspondiente. O en su defecto será el tesorero quien entregue el salón  y bienes previas las formalidades.
ARTICULO OCTAVO. ALQUILER DE ENSERES: La directiva esta  autorizada a alquilar sillas, mesas y  equipos  fuera del salón comunal, cuyo precio deberá ser estipulado en el contrato de alquiler.
ARTICULO NOVENO. ANOMALIAS DENTRO DEL TIEMPO DEL ALQUILER DEL SALON: 
a.    En caso de perturbaciones a los vecinos del salón, el responsable del alquiler, asumirá las multas que cualquier autoridad imponga, además perderá el derecho a reclamar los dineros dejados como depósito.
b.    Si en el desarrollo de la actividad o evento para lo cual fue alquilado el salón, hubiere daños de enseres o estructura del salón, éstos serán descontados del depósito  y en caso de superar esa cuantía, el contrato firmado servirá como cuenta de cobro para el excedente.

ARTICULO DECIMO. HORARIO: El horario en el cual se requiere el salón quedará estipulado en el contrato y en ningún caso excederá el permitido por las autoridades competentes.
En caso de excederse el horario estipulado, se cobrará una multa la cual será descontada del depósito.

ARTICULO DECIMO PRIMERO. PARÁMETROS DE COBRO PARA EL ALQUILER DEL SALON: 
a.    Los afiliados a la JAC, tendrán prioridad cuando hayan dos o más solicitudes para una misma fecha.
b.    Los afiliados tendrán un descuento del 25% del valor estipulado.
c.    El salón se podrá alquiler por  horas, cuyo precio no será inferior a un salario mínimo diario, para el desarrollo de actividades sin ánimo de lucro.
d.   El alquiler por horas para actividades o eventos relacionados en el artículo tercero, se deberá estipular teniendo en cuenta de la hora diurna con y sin ánimo de lucro, la hora nocturna con y sin animo de lucro, las cual no excederá cinco (5) salarios mínimos diarios. 
e.    El  alquiler del salón en fin de semana en horas nocturnas tendrá un recargo del 10%, a lo estipulado en un día diferente. 
f.     Cuando el alquiler sea para dictar cursos por un período superior a las 20 horas, la directiva esta autorizada para acordara unos precios menores a otra actividad definida en el artículo tercero.
g.   La Directiva está autorizada a prestar el salón bajo convenios, esto si la actividad a desarrollar está dentro del quehacer o principios de la organización comunal.
ARTICULO DECIMO SEGUNDO. VIGILANCIA DEL SALON COMUNAL: Los salones comunales que tengan adecuación de vivienda y cuenten con un rubro para pagar  vigilancia, la directiva nombrarán un celador, con quien deberá definir previamente la contraprestación por el servicio. Esta deberá quedar estipulada en un contrato suscrito entre el representante legal y el celador, por un período no superior al tiempo por el cual fue elegida la directiva actuante.
ARTICULO DECIMO TERCERO. FUNCIONES DEL ENCARGADO DE LA VIGILANCIA DEL INMUEBLE:
Residir en el inmueble, en la habitación asignada por la Junta Directiva para tal fin.
a) Recibir del tesorero por inventario, los elementos de dotación del inmueble y responder ante éste por su guarda y uso. b) Efectuar el aseo de las instalaciones para lo cual deberá proveerse de los elementos necesarios. ( cuando se haya alquilado el salón a un tercero, éste deberá cancelar el aseo al vigilante).c)Brindar información que la comunidad solicite respecto a la disposición del salón y las actividades que se permitan desarrollar allí. c) Cuando las circunstancias de seguridad lo requieran, informar de inmediato a algún miembro de la Junta Directiva y lograr el amparo del inmueble y sus haberes de las autoridades de policía  d) Las demás que le asigne la Junta Directiva o la Asamblea General.

ARTICULO DECIMO CUARTO. PROHIBICIONES DEL ENCARGADO DE LA VIGILANCIA DEL INMUEBLE.
Sacar o prestar elementos que sean parte del mobiliario del salón o elementos en general de propiedad del organismo comunal.
Delegar sus responsabilidades y tareas en terceras personas sin la previa autorización de la Junta Directiva.
Permitir el acceso a personas no autorizadas.
Desarrollar  actividades no acorde con sus funciones y sin autorización de la directiva.

ARTICULO DECIMO QUINTO. PUBLICIDAD: El presente reglamento se mantendrá en la ofician del organismo comunal a la vista de todos los afiliados e interesados en el servicio del salón.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

JUNTA DIRECTIVA

Aprobado en Junta Directiva, según consta en el Acta No.____ De ___de        20.

Aprobado en Asamblea General, según consta en el Acta No.___de        de 20






8. DICCIONARIO CONTABLE

CONTABILIDAD: Es la Ciencia que recoge, clasifica, identifica, interpreta, analiza, evalúa y registra; todas las transacciones comerciales de una  Empresa.

ACTIVOS: Todos los bienes  que son de propiedad de una Empresa o negocio, que sean apreciados en dinero:

PASIVOS: Son todas las obligaciones  o deudas, que la Empresa tiene con terceras personas; Cuentas por pagar, Obligaciones Bancarias, etc.,

PATRIMONIO: Representa el capital liquido o neto o utilidad; que tiene el negocio;

DEBE  (CARGO) :Es cargar una cuenta en el débito; se registra en el lado izquierdo de la cuenta.

HABER (ABONO): es abonar una cuenta en el crédito; lado derecho de la cuenta.

SALDO: Es la diferencia entre el débito y el crédito, y que pude ser  ganancia o perdida.

BALANCE GENERAL: Estado que muestra la situación  financiera de cualquier sociedad  en un momento determinado; mediante la presentación resumida  de activos, pasivos y patrimonio.

ESTADO DE GANACIAS Y PERDIDAS: Estado utilizado para evaluar el desempeño de una Empresa, así como sus ingresos, y gastos relacionados con el periodo Contable. Muestra la utilidad o pérdida en un periodo.

ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS: Muestra las utilidades obtenidas, en los diferentes periodos y sus variaciones.


CUENTAS DEL ACTIVO:

CAJA (TESORERIA): Cuenta que registra todos los ingresos  que por cualquier concepto, ingresen a la Empresa ya sea en; monada fraccionaria, billetes, cheques, o giros. Esta cuenta aumenta con los ingresos y disminuyen con las consignaciones a los Bancos o pagos en efectivo.

BANCOS: Representa los Fondos, que la Empresa  tiene  en los diferentes cuentas Bancarias.     Aumenta con las consignaciones, créditos y otros, intereses ganados.

CUENTAS POR COBRAR: Esta  cuenta representa a los deudores, que le deben dinero a la Empresa; respaldado con facturas cheques, letras y cualquier otro título valor.

IINVENTARIOS: Representa todas las mercancías que la Empresa tiene para la venta. Para las JAC; los inventarios están representados en los activos; que por donación, transferencias, compras u otros son de  propiedad de la Comunidad.

MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA: Incluye todos los equipos y elementos de oficina je; computadoras, escritorios, maquinas de escribir ect.

VEHICULOS: Representa los vehículos que son de propiedad de JAC.

TERRENOS: Representa los terrenos (lotes) sin construir; los terrenos donde están construidos los edificios, casa ect.

EDIFICIOS: Representan las casas, edificios, Salones Comunales, Escuelas, bodegas  ect, que son de propiedad de las  JAC.
CUENTAS DEL PASIVO:

Las cuentas del pasivo aumentan con el haber o crédito y disminuyen con el débito o cargo.

CUENTAS POR PAGAR: Deudas con terceros por compras u otras obligaciones ej. Proveedores, que nos surten de mercancías muebles, equipos a crédito ect.

DOCUMENTOS POR PAGAR: Deudas contraidas con terceros, respaldadas con documentos; cheques, letras de cambio, pagares.

POR PAGAR: HIPOTECAS Deudas contraídas con terceros y respaldadas con garantía de bienes inmuebles de su propiedad.

PATRIMONIO: Representa el aporte de los dueños; Utilidades retenidas, valorizaciones, reservas.

ESTADO DE GANACIAS Y PÉRDIDAS:

INGRESOS: Objetivos parta los cuales es creada una  Empresa y que deben tener relación de causalidad con el objeto estipulado en las escrituras de constitución.

EGRESOS: Desembolsos o gastos efectuados.

UTILIDAD: Es la diferencia entre los ingresos y los egresos y pueden ser de utilidad o perdida.


RECIBOS DE CAJA: Son comprobantes, que se utilizan para dar ingreso a Caja de los dineros
Recaudados ya sean en efectivo o cheque. Se debe diligenciar en su totalidad con un concepto claro, y anexar los respectivos soportes que justifiquen su legalidad.


CONSIGNACIONES: Recibos en los cuales se registran los dineros depositados en los  Bancos. Su legalidad esta dada con el sello del Banco.

RECIBOS DE EGRESO: Recibos que se utilizan con el fin de registrar los pagos efectuados, por cualquier  índole; se debe diligenciar adecuadamente y en su totalidad, con un detalle claro y preciso debidamente firmado y con numero de identificación, por parte del beneficiario y soportado con los documentos  que le dieron origen.

FACTURA COMERCIAL: Documento con el nombre de la persona Jurídica o Natural,  número de identificación,  dirección,  teléfono, fecha en que realiza la venta y que acredita la pertenencia de las mercancías u objetos motivos de la compra; con identificación del valor unitario y valor total:

COMPROBANTE DIARIO: Documento que registra las operaciones o transacciones; de acuerdo con la naturaleza del mismo; Este a su vez debe estar soportado, con los documentos de ingreso o egreso.

COMPROBANTE RESUMEN DE CONTABILIDAD: Es un documento que se llama así;  por que como su nombre lo indica, sirve para abreviar o resumir el movimiento del día, de acuerdo con todos los comprobantes de diario que se elaboran.

FACTURA
La factura es un documento donde se detallan las ventas o lo servicios realizados por una empresa o persona natural, el artículo el 40 de la ley 223 de 1995, estipula como requisitos:


Cuando la Junta de adquiera un bien o servicio deberá verificar que la factura que se entregue cumpla todos los requisitos legales, ya que este documento es el soporte de la transacción realizada el cual deberá ser archivado en un consecutivo.


COMPROBANTE DE EGRESO

Documento que sirve de constancia de los pagos efectuados por la junta ya sea en cheque o en efectivo, se debe elaborar en el momento de realizar el desembolso, para que quien recibe el pago lo firme con número de identificación y debe adjuntarse como respaldo, una factura o cuenta de cobro del beneficiario del pago. Verificar en los nuevos estatutos de las JAC si los tres dignatarios deben autorizar. Enfatizar el control posterior del fiscal.




RECIBO DE CAJA

Este documento se diligencia siempre que ingresan dineros a la junta por cualquier concepto, tiene como objetivo fundamental servir como comprobante de todos los ingresos monetarios y de constancia de los pagos efectuados por los afiliados o terceros a la Junta y se expide por duplicado, el original para la persona o entidad que realiza el pago y la copia para la contabilidad de la Junta.





RECIBO DE CAJA MENOR

Con este recibo se respaldan los pagos ocasionales de cuantías menores en efectivo, de acuerdo al tope establecido para la caja menor, como por ejemplo servicio de transporte.




RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA

Este documento se diligencia cuando va a depositarse determinado dinero, bien sea en efectivo o en cheques en la cuenta bancaria de la JAC. Como medida de control todos los ingresos se deben consignar a más tardar el día siguiente de su recibo. Para que el recibo de consignación tenga validez es necesario que aparezca el sello y firma del cajero o el timbre de la maquina del banco.




Aspectos Administrativos y Contables en las JAC
Elaboró : Subdirección de Programas DAACD
Farith Hinostroza, Miguel A Reyes, Esperanza Daza, Erney García y Sandra Cifuentes
Septiembre de 2004 









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