ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES EN LAS JAC
El presente módulo está dirigido a los miembros de
las Juntas de Acción Comunal y en especial a los responsables de la
Administración de los bienes como son el Presidente, Tesorero y Fiscal.
1. MARCO LEGAL
1.1. LEY 743 / 02 CAPITULO VI, Régimen económico y fiscal
Artículo 51. Patrimonio. El patrimonio de los organismos de acción comunal estará constituido
por todos los bienes que ingresen legalmente por concepto de contribuciones,
aportes, donaciones y las que provengan de cualquier actividad u operación
lícitas que ellos realicen.
Parágrafo.
El patrimonio de los organismos de acción comunal no pertenece ni en todo ni en
parte a ninguno de los afiliados. Su uso, usufructo, y destino se acordará
colectivamente en los organismos comunales, de conformidad con sus estatutos.
Artículo 52. Los recursos oficiales que ingresen a los organismos de acción comunal
para la realización de obras, prestación de servicio o desarrollo de convenios,
no ingresarán a su patrimonio y el importe de los mismos se manejará
contablemente en rubro especial.
Artículo 53. Los recursos de los organismos de acción comunal que no tengan
destinación específica se invertirán de acuerdo con lo que determinen los
estatutos y la asamblea general.
Artículo 54. A los bienes, beneficios y
servicios administrados por los organismos de acción comunal tendrán acceso
todos los miembros de la comunidad y los miembros activos y su familia de
conformidad con sus estatutos y reglamentos.
Artículo 55. Conforme al artículo 141 de la Ley 136 de 1994, las organizaciones
comunales podrán vincularse al desarrollo y mejoramiento municipal, mediante su
participación en el ejercicio de sus funciones, la prestación de servicios, o
la ejecución de obras públicas a cargo de la administración central o
descentralizada.
Los
contratos o convenios que celebren los organismos comunales se regularán por el
régimen vigente de contratación para organizaciones solidarias.
Artículo 56. Presupuesto. Todas las organizaciones comunales deben llevar contabilidad,
igualmente elaborar presupuesto de ingresos y de gastos e inversiones para un
período anual, el cual debe ser aprobado por la asamblea general y del que
formará parte el presupuesto de las empresas de economía social que les
pertenezcan. Sin embargo, la ordenación del gasto y la responsabilidad del
sistema de contabilidad presupuestal recaen sobre los representantes legales de
estas empresas.
Artículo 57. Libros de registro y control. Los organismos de acción comunal, a más de los libros que autoricen la
asamblea general y los estatutos, llevarán los siguientes:
a) De
tesorería: en él constará el movimiento del efectivo de la respectiva
organización comunal;
b) De
inventarios: deben registrarse en este libro los bienes y activos fijos de la
organización;
c) De
actas de la asamblea, del comité central y del consejo comunal: este libro debe
contener el resumen de los temas discutidos en cada reunión, los asistentes y
votaciones efectuadas;
d) De
registro de afiliados: contiene los nombres, identificación y dirección de los
afiliados, así como las novedades que registran en lo que respecta a sanciones,
desafiliaciones, delegaciones ante organismos públicos o privados.
1.2. LOS ESTATUTOS CAPITULO XVII, De los Libros y Sellos
ARTÍCULO 94. CLASES DE LIBROS:
Además de
los que autorice la Asamblea y de los que se señalen en los reglamentos de los
órganos, la Junta tendrá los siguientes libros debidamente registrados ante el
DAACD:
a) De Tesorería
b) De actas de la Asamblea General y de la Junta Directiva.
c) De registro de afiliados.
d) De registro de actas de la Comisión de Convivencia y Conciliación.
ARTÍCULO 97. LIBROS DE TESORERÍA
1. De Caja General: En él
constará el movimiento del efectivo;
2. De Caja Menor: En él
constará el movimiento del efectivo que permanentemente será manejado por el
tesorero para gastos menores. Previa aprobación de la Asamblea General
3. De Bancos: En él constará el
movimiento de dineros que se tengan consignados en bancos
PARÁGRAFO: La Junta en materia
contable deberá aplicar los principios o normas de contabilidad generalmente
aceptadas en Colombia y en lo que corresponda a su naturaleza, las
disposiciones del Decreto 2649 de 1993, Ley 80/93 y demás normas que lo
modifiquen o adicionen.
ARTÍCULO 98. LIBRO DE INVENTARIOS
En este
libro, se registrarán los bienes y activos fijos de la Junta. Deberá contener,
por lo menos, las siguientes casillas: fecha, cantidad, detalle, valor
unitario, valor total, entrada, salida y estado en que se encuentra el bien
(bueno, regular o inservible).
ARTÍCULO 99.
REGISTRO DE LOS LIBROS
El
registro de los libros se solicitará a la entidad que ejerza inspección, vigilancia
y control sobre la Junta, para lo cual bastará que la solicitud se presente suscrita
por el dignatario a cuyo cargo está el libro o en su defecto por el
Representante Legal de la Junta, acreditando los requisitos exigidos en las
normas.
ARTÍCULO 100. REVISIÓN DE LIBROS
El
dignatario responsable del manejo de cada libro, deberá presentarlo
trimestralmente ante la entidad de inspección, control y vigilancia, para su
revisión, radicando fotocopia de los registros del periodo correspondiente.
ARTÍCULO 101.
REEMPLAZO DE LOS LIBROS REGISTRADOS
Los
libros registrados podrán reemplazarse, con autorización de la Entidad de que
ejerce la función de inspección, control y vigilancia, en los siguientes casos:
Por
utilización total
Por
extravío o hurto.
Por
deterioro.
Por
retención, y
Por
exceso de enmendaduras e inexactitudes.
PARÁGRAFO 1: Para los libros en que se lleve el manejo
de bienes y recursos no se aplica el literal e) del presente artículo.
PARAGRO
2: En el caso del literal a), bastará
con aportar el libro utilizado, quedando con plena vigencia los registros o
anotaciones realizados en éste.
PARÁGRAFO
3: Para el literal b), se debe presentar la denuncia ante la autoridad
competente y anexar la copia a la solicitud.
PARÁGRAFO
4: Para los literales c) y e) debe presentarse el nuevo libro donde aparezcan
los datos ciertos, refrendados con la firma del fiscal.
PARÁGRAFO
5: Para el literal d) debe anexarse copia del fallo de la Comisión de
Convivencia y Conciliación de la Asociación de Juntas de la Localidad, en el
cual conste la sanción al retenedor del libro; libro que quedará anulado.
ARTÍCULO 102. SELLOS
La Junta
llevará los sellos que autorice la Asamblea General.
1.3. ESTRUCTURA DE LA JAC SEGÚN LOS ESTATUTOS
 |
1.4. FUNCIONES DEL PRESIDENTE
1. Ejercer la representación legal de la Junta y como tal suscribirá los
actos, contratos y poderes necesarios para el cabal cumplimiento de los
objetivos y la defensa de los intereses de la Organización.
2. Ejecutar las decisiones de la Asamblea y de la Junta Directiva.
3. Ser delegado a la Asociación por derecho propio.
4. Presidir y dirigir las sesiones de la Directiva.
5. Convocar las reuniones de Directiva y Asamblea.
6. Firmar las actas de Asamblea y
Directiva y firmar la correspondencia.
7. Ordenar gastos hasta por ______ (_____) salarios mínimos mensuales
legales vigentes (smmlv) por transacción o suscribir contratos hasta por ______
(_____) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) por operación.
8. Suscribir junto con el tesorero, los cheques, documentos y demás órdenes
de pago que hayan sido previamente aprobadas por el dignatario u órgano
competente,
9. Informar a la entidad de inspección, control y vigilancia
correspondiente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la ocurrencia del
hecho, que la Junta no cuenta con el número mínimo de afiliados para subsistir.
10.
Hacer el empalme
con el presidente elegido para reemplazarlo, a más tardar dentro de los diez
(10) días hábiles siguientes a la expedición de la inscripción por la autoridad
designada para el efecto.
11.
Las demás que
señalen la Asamblea, la Directiva y los reglamentos.
PARÁGRAFO:
se entiende por empalme, hacer entrega
por parte del dignatario saliente al dignatario entrante de los bienes, dineros
y documentos que sean de propiedad de la Junta.
1.5. FUNCIONES DEL TESORERO
1. Asumir la responsabilidad en el cuidado y manejo de los dineros y bienes
de la Junta, excepto cuando se trate de actividades de economía social, en cuyo
caso la responsabilidad se determina por los contratos de trabajo o en los
respectivos reglamentos.
2. Llevar los libros de Caja General, Bancos, Caja Menor e Inventarios.
Registrarlos, diligenciarlos y conservar los recibos de los asientos contables
y entregarlos al tesorero que lo reemplace.
3. Constituir la garantía o fianza de manejo para responder por los dineros
o bienes de la Junta. La prima será cubierta con dineros de la organización.
Esta póliza es requisito indispensable para inscribir al tesorero como
dignatario de la Junta.
4. Firmar conjuntamente con el presidente los cheques y demás documentos
que impliquen manejo de sumas de dinero o bienes, previa orden impartida por el
presidente, la Junta Directiva o la Asamblea General de Afiliados.
5. Rendir mínimo en cada Asamblea General Ordinaria de Afiliados y a la
Directiva en cada una de sus reuniones ordinarias, un informe del movimiento de
tesorería y a las autoridades competentes en las fechas en que éstas lo
soliciten.
6. Cobrar oportunamente los aportes y cuotas que se le otorguen a la Junta.
7. Hacer el empalme con el tesorero elegido para reemplazarlo, a más tardar
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expedición de la
inscripción por la autoridad designada para el efecto.
8. Asumir la administración temporal de los bienes y recursos de la Junta,
cuando por disposición de autoridad competente se haya anulado la elección de
los dignatarios y mientras se elijan sus reemplazos, siempre y cuando no exista
el tribunal de garantías de que trata el artículo 67 de los presentes
estatutos.
9. Las demás que le señale la Asamblea, la Directiva y el reglamento.
PARA TENER EN CUENTA: Recomendamos que el Tesorero de la Junta suscriba
la póliza de garantía o fianza del
buen manejo de los dineros o bienes de
la Junta y el valor de la prima será cubierta con dineros de la organización.
1.6. FUNCIONES DEL FISCAL
El fiscal, tendrá el mismo periodo
que la Directiva y ejerce las siguientes funciones:
1. Velar por el recaudo oportuno y cuidado de los dineros y los bienes de
la Junta, así como su correcta utilización.
2. Revisar como mínimo trimestralmente, los libros, registros,
comprobantes, soportes contables, cheques y demás órdenes de egresos de dinero,
para lo cual observará que las autorizaciones se hayan otorgado por el órgano o
dignatario competente en debida forma y que los documentos reúnan los
requisitos de ley.
3. Velar por la correcta aplicación dentro de la Junta de las normas
legales y estatutarias.
4. Rendir como mínimo, informes a la Asamblea y a la Directiva en cada una
de sus reuniones ordinarias, sobre el recaudo, cuidado, manejo e inversión de
los bienes que forman parte del patrimonio de la Junta.
5. Denunciar ante la Comisión de Convivencia y Conciliación o ante las
autoridades administrativas o judiciales, las irregularidades que observe en el
manejo patrimonial de la Junta.
6. Rendir informes cuando sean solicitados por la entidad que ejerce
inspección, control y vigilancia sobre el recaudo, cuidado, manejo e inversión
de los bienes.
7. Revisar los libros y demás documentos de la Junta e informar sobre
cualquier irregularidad a la Comisión de Convivencia y Conciliación o a la
autoridad competente.
8. Hacer el empalme con el fiscal elegido para reemplazarlo, a más tardar dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes a la expedición de la inscripción por la autoridad designada
para el efecto.
9. Las demás que le sean asignadas por la Asamblea.
1.7. SANCIONES
La calidad de afiliado a
una junta de acción comunal se perderá por:
a)
Apropiación, retención o uso
indebido de los bienes, fondos, documentos, sellos o libros de la junta.
b)
Por violación de la normas legales o estatutarias.
De acuerdo con la
gravedad de la falta y las modalidades del hecho, las sanciones pueden ser:
a)
Suspensión hasta por tres (3) meses.
b)
Desafiliación hasta por 24 meses.
El proceso disciplinario
deberá ser adelantado por la C.C.C. de la Asociación Comunal de Juntas de la Localidad.
NOTA: Es pertinente que al culminar sus funciones
como dignatario, bien sea que haya renunciado, culminado su tiempo de gestión
o revocado de su cargo se debe hacer entrega del cargo, bienes y
documentos al dignatario que lo reemplazará. De no hacerse podrá incurrir en
falta disciplinaria.
2. CONCEPTOS
BASICOS DE CONTABILIDAD
2.1. OBJETIVOS DE LA
CONTABILIDAD:
Constituir una herramienta básica para la toma
de decisiones de carácter Administrativo, Financiero, Económico y Laboral.
Determinar en un período definido la situación
financiera y la gestión que se le ha dado a los recursos disponibles.
Ejecución
y control sobre las operaciones financieras de las Juntas de Acción
Comunal.
Servir de base para la proyección de los
presupuestos de Ingresos, Gastos e Inversiones de las Juntas de Acción Comunal.
2.2.
QUE ES LA CONTABILIDAD Y
PARA QUE NOS SIRVE
La Contabilidad es la ciencia que trata de la
aplicación, análisis y registro en forma cronológica y ordenada, de todas las
transacciones económicas de una empresa u organización y para el caso que nos
ocupa de las Juntas de Acción Comunal. La información contable debe ser útil,
comprensible, confiable y comparable.
2.3. DEFINICIONES
Activo :
El Activo representa los bienes y derechos
apreciables en dinero que posee una Junta de Acción Comunal, como: dinero,
muebles y enseres, semovientes y cuentas por cobrar. Cuentas del Activo. Caja,
Bancos, Cuentas por Cobrar, inventario, Activos Fijos.
Pasivo:
El Pasivo representa las deudas u obligaciones
que la JAC tiene con terceros, ya sea con garantía o sin ella, cuentas por
pagar (proveedores), Prestaciones sociales por pagar, Retención en la fuente,
impuestos por pagar. Cuentas del
Pasivo. Cuentas por Pagar, Provisiones de Prestaciones, Cuentas de pérdidas y
ganancias, ventas, compras, gastos generales.
Patrimonio:
El Patrimonio representa los aportes sociales
iniciales, y el resultado del ejercicio. Resulta también de la diferencia entre
los Activos y los Pasivos.
PATRIMONIO = ACTIVO
- PASIVO
2.4. REGISTROS
DE LOS MOVIMIENTOS CONTABLES
En los libros contables
encontrará 5 columnas, en donde se deben registrar cada uno de los movimientos
contables realizados. Fecha, Detalle, Debe, Haber, y saldo
Fecha: En
esta columna se escribe día/mes y año de la transacción realizada.
Detalle: En
esta columna se describe de manera resumida el detalle de la transacción.
Debe: En esta columna se
registra el valor en $ pesos, del dinero que ingresa a la tesorería de la JAC.
Haber: En esta columna se registra el valor en $
pesos, del dinero que egresa o sale de la tesorería de la JAC.
Saldo: En esta columna se registra
el valor en $ pesos, del resultado de la diferencia entre el Debe y el Haber.
Ejemplo:
FECHA
|
DETALLE
|
DEBE
|
HABER
|
SALDO
|
10/02/04
|
Aportes Voluntarios
|
50.000
|
50.000
|
|
15/03/04
|
Aportes Voluntarios
|
20.000
|
70.000
|
|
16/03/04
|
Recibo EAAB No.
33458966-4 Febrero/04
|
48.000
|
22.000
|
|
30/03/04
|
Alquiler salón comunal
|
100.000
|
122.000
|
|
05/04/04
|
Fotocopias
|
10.000
|
112.000
|
|
10/04/04
|
Transporte
|
5.000
|
107.000
|
|
10/04/04
|
Talonario 100 Boletas Factura
# 00589
|
30.000
|
77.000
|
|
12/04/04
|
Rifa TV 14” 100 Boletas a $10.000.oo
|
1.000.000
|
1.077.000
|
|
15/05/04
|
TV/14” Sony/Color/CRemoto/
Fra.# 007779
|
380.000
|
697.000
|
|
2.5.
COMPROBANTES Y DOCUMENTOS
QUE SIRVEN DE SOPORTES EN LOS MOVIMIENTOS CONTABLES DE LA JAC
Las transacciones registradas en una
organización deben estar sustentadas en documentos y soportes que sirvan de
información sobre las condiciones económicas de una operación financiera, es
importante su adecuado manejo y archivo, pues de ellos se derivan los registros
en los libros contables.
Comprobante de Ingreso:
Este documento se utiliza para registrar las
entregas a caja de los dineros recaudados por la organización, como: arriendos,
alquiler, aportes cuotas voluntarios, eventos, rifas, fiestas, bazares y otros
conceptos. Deben ir respaldados con los correspondientes recibos. Recibo de caja de dinero en efectivo o
comprobante de Caja. Los Recibos de Consignación son comprobantes que se
utilizan para efectuar los depósitos en cuentas de ahorros o corrientes que
posea la organización.
Comprobante de egreso:
Este documentos se utiliza para sustentar el
desembolso, pago o gasto en efectivo o cheque, que realiza la organización a un
tercero ya sea persona natural o jurídica, es importante elaborarlo en el
momento de realizar el desembolso para que quien recibe el pago lo firme con
número de identificación, es necesario para efectos de establecer un control
eficaz adjuntándolo a Facturas de Compra, Cuentas por Cobrar, etc.
Para los gastos de menor cuantía la asamblea de
la organización tiene que autorizar la creación de una caja menor, fijando una
suma límite para pagos “menores” que respalde los gastos. Para ellos se utilizan los Recibos de caja menor debidamente autorizados por el Presidente.
2.6.
ESTADOS FINANCIEROS:
Son los resúmenes que se preparan al cierre de
un período contable una vez registradas las operaciones económicas. Pueden ser
de varias clases en las cuales tenemos:
Balance General
Contiene los saldos finales del ejercicio y el
estado económico de la organización en un periodo determinado. Está conformado
por EL ACTIVO, EL PASIVO Y EL PATRIMONIO.
Estado De Perdidas y
Ganancias o de Resultados
Es el resumen de ingresos, costos y gastos,
muestra la utilidad o pérdida de un período y permite reflexionar sobre los
factores que actúa sobre los ingresos, costos, ventas y gastos administrativos
así como otros aspectos de la organización.
2.7. Presupuesto anual de Ingresos y Gastos e
inversiones
Todas las
organizaciones comunales deben llevar contabilidad, igualmente elaborar
presupuesto de ingresos y de gastos e inversiones para un período anual, el
cual debe ser aprobado por la asamblea general y del que formará parte
el presupuesto de las empresas de economía social que les pertenezcan. Sin
embargo, la ordenación del gasto y la responsabilidad del sistema de
contabilidad presupuestal recaen sobre los representantes legales de estas
empresas.
Por lo
tanto estamos recomendando que a diciembre 31 de cada año teniendo en cuenta el
Balance General y estado de pérdidas y ganancias se realice el Presupuesto
anual de Ingresos y Gastos e inversiones para el año inmediatamente posterior y
sea sometido a consideración y aprobación de la Asamblea.
3.
CONTRATOS
Un CONTRATO es un documento que se
suscribe entre varias personas, naturales o jurídicas, con el cual las partes
se comprometen a ejecutar un objeto específico a realizarse en un período
determinado, las obligaciones de las partes se dejan estipuladas en CLÁUSULAS, que
deben ser lo suficientemente claras y concretas, a fin de evitar diferencias,
contrariedades o posibles conflictos futuros. Por lo tanto, recomendamos que cuando
el Presidente de la Junta de Acción Comunal en calidad de Representante Legal
suscriba un contrato a nombre de la Organización, tenga en cuenta los siguientes controles:
1. Todas las
páginas deberán ir con el mismo
encabezado. Tipo de Contrato, número del contrato, entre quienes se celebra el
contrato.
2. Revisar que
la descripción de las personas que suscriben el contrato estén completas y
correctas: nombres y apellidos completos, No. De identificación, calidad del
contratista y contratante, domicilio de las.
3. Justificación
de la Contratación. Breve descripción de o que justifica que se realice el
contrato, estudios, actas, proyectos…
4. CLÁUSULA
PRIMERA: Objeto del Contrato. Claramente
cual es el objeto
5. CLÁUSULA
SEGUNDA Obligaciones de la contratista.
6. CLÁUSULA
TERCERA: Obligaciones De la Junta de Acción Comunal
7. CLÁUSULA CUARTA -
Valor: en $ número y
en letras
8. CLÁUSULA
QUINTA - Forma De Pago. Como serán los pagos, cuanto $ y cuando
9.
CLÁUSULA SEXTA - Liquidación
10.
CLÁUSULA SEPTIMA –-
Inhabilidades E Incompatibilidades:
11.
CLÁUSULA OCTAVA – Idoneidad
Y Experiencia
12.
CLÁUSULA NOVENA - Exclusión
De Relación Laboral:
13.
CLÁUSULA DECIMA - Control
Y Vigilancia:
14.
CLÁUSULA DECIMA PRIMERA
– Multas:
15.
CLÁUSULA DECIMA SEGUNDA
- Penal Pecuniaria:
16.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA
- Caducidad Administrativa:
17.
CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA
- Cláusulas Excepcionales Al Derecho Común
18.
CLÁUSULA DECIMA QUINTA
- Cesión Y Subcontratación:
19.
CLÁUSULA DECIMA
SEXTA - Suspensión Del Contrato:
20.
CLÁUSULA DECIMA
SEPTIMA - Responsabilidad Del Contratista.-
21.
CLÁUSULA DECIMA
OCTAVA - Causales De Terminación:
22.
CLÁUSULA DECIMA
NOVENA - Intereses Moratorios:
23.
CLÁUSULA VIGESIMA -
Obligación De Restituir Los Bienes Y Documentos
24.
CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA
- Requisitos De Perfeccionamiento Y Ejecución
25.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA
- Publicación:
26.
CLAUSULA VIGESIMA TERCERA - Documentos
Anexos, la Propuesta:
27.
CLÁUSULA VIGÉSIMA CUAR–
Domicilio:
28.
CLAUSULA VIGESIMA QUINTA: Solución De
Conflictos.-
29.
CLÁUSULA VIGESIMA
SEXTA - Legislación Aplicable:
30.
FIRMAS DEL CONTRATISTA Y DEL CONTRATANTE
4. TIPOS DE LIBROS QUE DEBEN TENER LAS JAC
Para llevar los registros contables se requieren
de muchos libros, para el caso de las JAC, y teniendo en cuenta las Leyes y los
estatutos, estos son los tipos de libros que deberán diligenciar de manera cronológica, ordenada y
precisa. Todos los libros de Tesorería
deben ser diligenciados por el TESORERO.
4.1. Libro de Bancos:
En este libro se registran todo el dinero que
ingresen a la Junta, como documento prueba del ingreso se tendrá la consignación
bancaria, también se registran los egresos o salidas de dinero. Todo el dinero
de la JAC deberá estar en una cuenta de ahorros o cuenta corriente.
4.2. Libro De Caja General:
En él
constará el movimiento (ingresos y egresos) del efectivo. Dicho libro deberá
permanecer con el saldo en cero (0)
4.3. Libro De Caja Menor:
En él
constará el movimiento del efectivo que permanentemente será Manejando por el
tesorero para gastos menores. Previa aprobación de la Asamblea General
4.4. Libro De Inventarios:
En este
libro, se registrarán los bienes y activos fijos de la Junta. Deberá contener,
por lo menos, las siguientes casillas: fecha, cantidad, detalle, valor
unitario, valor total, entrada, salida y estado en que se encuentra el bien
(bueno, regular o inservible).
4.5. Informes de Tesorería
Mensual (Ante
la Junta Directiva)
Trimestral (Ante
la Asamblea para su aprobación)
Anual
(Para realizar presupuesto de gastos, estado
de perdidas y ganancias) Ver formato
4.6. Como y cuando se
reemplazan legalmente los libros contables
De
acuerdo al ARTÍCULO 6o. de la Resolución 2070 Los libros serán registrados por
el Promotor Regional del Ministerio de Gobierno. (Actualmente por el
Funcionario del Departamento Administrativo de Acción Comunal Distrital
asignado a la respectiva Localidad)
recomendamos que en el momento de solicitar el reemplazo se dirijan al
punto de atención al ciudadano y llevar los libros anteriores, según sea el
caso.
Los Libros podrán reemplazarse y registrarse por
las siguientes causas debidamente comprobadas:
a) Por
utilización total;
b) Por
extravío ó hurto;
c) Por
deterioro;
d) Por retención; y
e) Por
exceso de enmendaduras e inexactitudes.
5. TIPOS DE FONDOS:
Definición de Fondo:
Es la
cantidad de dinero del que dispone la JAC para el manejo correcto, actualizado
y ordenado de los fondos. Los dineros de la Junta se manejan a través de los siguientes fondos:
5.1. Fondo Común:
Es donde se registran los dineros que recauda la junta de actividades como
bazares, rifas, festividades, aportes de los afiliados, los cuales pueden ser
de libre inversión, con aprobación ya sea del presidente, directiva, asamblea y
según la facultad que les otorgue los estatutos.
5.2. Fondo de aportes:
Son los dineros recibidos por donaciones de afiliados o particulares y
su inversión es de destinación específica.
5.3. Fondos con destinación
específica:
Son los recursos provenientes de contratos estatales o con
organizaciones privadas, cuya destinación esta determinada por el contrato del
mismo.
Los ingresos recibidos por las actividades realizada por los comités de
trabajo y las empresas de economía social, serán destinados para actividades u
obras programas dentro del plan de
trabajo y reglamento interno del mismo.
6. RESPONSABLES DE LA ADMINISTACIÓN AL INTERIOR
DE LA JUNTA:
6.1. Asamblea:
(AUTORIZA)
La asamblea ordena, aprueba y controla el manejo de los recursos
financieros y físicos, la prestación de los servicios y los dineros destinados
para la ejecución de proyectos.
6.2. Junta
Directiva o Consejo Comunal: (AUTORIZA)
A partir del plan de desarrollo
barrial aprobado en asamblea y del plan de acción de la directiva, teniendo en
cuenta el presupuesto de ingresos y gastos,
ordena y aprueba la ejecución de proyectos, mediante comunicación
escrita, teniendo en cuenta el monto autorizado en los estatutos.
6.3. Presidente:(AUTORIZA)
Como representante legal de la junta, está facultado para ordenar gastos
y ejercer el control sobre los recursos de la organización, en procura del
cumplimiento de los objetivos propuestos.
6.4. Tesorero:(EJECUTA)
Es el responsable del recaudo, registro, cuidado y manejo de los dineros
y de los bienes de la junta, a través del correcto diligenciamiento de los
registros contables y de la ejecución de los gastos según lo ordenado por el
presidente, directiva o asamblea.
6.5. Fiscal:(CONTROLA)
Verifica los soportes y los procedimientos contables, así como el manejo
adecuado de los demás bienes de la junta, es decir realiza las auditorias que
se consideren pertinentes.
6.6. Comisiones
Empresariales:
Debe existir una comisión por cada negocio, y la administración y
gestión de sus recursos se manejan independientes a los de la JAC. El tesorero
de la empresa o negocio es el empleado de
la junta encargado de recaudar los
dineros que ingresen al negocio por cualquier concepto y ejecutar las demás funciones contempladas en
el reglamento, conforme a las directrices de la Comisión Empresarial.
El auditor es el empleado encargado de velar porque el manejo del
negocio, por parte del gerente, el tesorero y demás trabajadores, se realice en
cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias.
7. REGLAMENTO DE USO DE BIENES. (EJEMPLO)
Con el fin de evitar inconvenientes o malos
entendidos con los afiliados y usuarios, con el uso de los bienes de la junta
como lo es el Salón Comunal, describimos a continuación los ítems que deben
tener en cuenta para realizar este reglamento, también se recomienda que si hay
computadores, y otros bienes se les realice un reglamento. Los reglamentos deberán ser ajustados a las
necesidades de la comunidad y de la Junta De Acción Comunal
La junta
de Acción Comunal del Barrio xx, de la localidad de xx, en cumplimiento de sus
facultades legales y estatutarias y
CONSIDERANDO:
Que el
Concejo de Santa Fe de Bogotá mediante acuerdo 006 del 2000, delega en las
Juntas de Acción Comunal, la administración de los salones comunales mediante
contratos de administración con la Defensoría del Espacio Público.
Que para
la firma del respectivo contrato la Junta de Acción Comunal del Barrio Santa
Sofía deberá presentar un reglamento sobre el uso del salón comunal aprobado
por la Asamblea General de la Junta de Acción Comunal.
Que debe
velar por el máximo aprovechamiento de los espacios comunales, definir y
aprobar el uso, usufructo, mantenimiento y administración bajo la
responsabilidad de la actual Junta Directiva.
Que
teniendo en cuenta la sostenibilidad de este organismo comunal y de sus
haberes, se hace necesario establecer y determinar los usos permitidos en el
Salón Comunal, al igual que los cánones de alquiler del mismo.
RESUELVE:
ARTICULO
PRIMERO. EVENTOS PERMITIDOS: El salón
comunal será destinado para los siguientes eventos: Asambleas comunales, reuniones
de junta directiva o consejo comunal, comités de trabajo, comité conciliador,
reuniones de organismos comunales de grado superior; Actividades culturales,
sociales y recreativas, actividades de capacitación y formación adelantadas por
entidades oficiales o privadas siempre y cuando beneficien a la comunidad del
barrio o sector, velorios de residentes del barrio cuando no dispongan de otro
espacio; Actividades de trascendencia sectorial, local, distrital o nacional
adelantadas por entidades oficiales; actividades proselitistas o partidistas,
desarrollo de proyectos por parte de contratistas.
ARTICULO
SEGUNDO. EVENTOS EXENTOS DE PAGO DE ALQUILER: Los eventos en los cuales el
préstamo del Salón Comunal no ocasiona costo de alquiler para quienes lo utilizan
son: Asambleas comunales, reuniones de
junta directiva o consejo comunal, comités de trabajo, comité conciliador, reuniones de organismos comunales de grado
superior; velorios de residentes del barrio cuando no dispongan de otro
espacio.
El no
costo de alquiler, implica que quienes utilicen el salón, deberán asumir el
costo del aseo, o su realización.
ARTICULO
TERCERO. EVENTOS QUE CUBREN PAGO DE ALQUILER: Los eventos en los cuales el
préstamo del Salón Comunal ocasiona costo de alquiler para quienes lo utilicen
son: Actividades culturales, sociales y
recreativas como: Fiestas de matrimonios, quince años, grados, bautismos,
cumpleaños, recolección de fondos, clausuras de colegios; presentación de obras
de teatro, títeres, payasos, promoción de ventas y demás actividades que aún
siendo de miembros de la comunidad tengan el carácter de celebración con ánimo
de lucro; actividades de capacitación y formación adelantadas por entidades
oficiales o privadas; Actividades proselitistas o partidistas; Desarrollo de
proyectos por parte de contratistas.
ARTICULO
CUARTO. REQUISITOS PARA EL PRESTAMO DEL SALON: Los siguientes requisitos tienen
el carácter de permanentes para todos los eventos descritos en los artículos
anteriores:
a. Solicitud escrita y dirigida a la Junta Directiva
b. Dicha solicitud debe ser presentada
mínimo con ocho días de anticipación.
c. La solicitud deberá especificar
claramente el tipo de actividad a realizar, fecha, horas de utilización,
cantidad aproximada de asistentes y la finalidad del evento.
d. El solicitante deberá firmar la respectiva hoja de inventarios
e. El solicitante deberá firmar el
contrato de alquiler del salón.
ARTICULO
QUINTO. RESPONSABILIDADES: Toda persona o entidad que se responsabilice por el
uso del salón debe responder por los daños causados en el desarrollo de una
actividad, además para los eventos contemplados en el artículo tercero de la
presente directiva. Como garantía el solicitante dejará un depósito en efectivo
equivalente a un (1) salario mínimo mensual, para cubrir los posibles daños a
las instalaciones y el mobiliario, en caso de no requerirse será devuelto
dentro de las 72 horas siguientes a la utilización del salón.
Cuando se
alquile el salón para un evento de concurrencia, no compromete a la JAC en la
vigilancia sobre el ingreso de personas ajenas, ni sobre la vigilancia de los
automóviles parqueados en su exterior.
ARTICULO
SEXTO. PAGO DEL VALOR DEL ALQUILER: Una vez aprobada la solicitud, se informará
inmediatamente al interesado con el propósito de que a la mayor brevedad cancele en la tesorería de
la JAC el valor correspondiente al alquiler y el depósito establecido o se
consigne en la cuenta de la junta, debiendo llevar la consignación a la
tesorería.
ARTICULO
SÉPTIMO. AUTORIZACIÓN: El tesorero de la
JAC es el encargado de recibir los dineros por concepto de alquiler y queda
autorizado para que de lo recaudado cancele oportunamente los recibos de
servicios públicos y gastos de mantenimiento.
De otra
parte se delega al vigilante del salón comunal para que haga entrega y recibo
del mismo, cuando haya sido cancelado el alquiler y el depósito
correspondiente. O en su defecto será el tesorero quien entregue el salón y bienes previas las formalidades.
ARTICULO
OCTAVO. ALQUILER DE ENSERES: La directiva esta
autorizada a alquilar sillas, mesas y
equipos fuera del salón comunal,
cuyo precio deberá ser estipulado en el contrato de alquiler.
ARTICULO
NOVENO. ANOMALIAS DENTRO DEL TIEMPO DEL ALQUILER DEL SALON:
a. En caso de perturbaciones a los vecinos del salón, el responsable del
alquiler, asumirá las multas que cualquier autoridad imponga, además perderá el
derecho a reclamar los dineros dejados como depósito.
b. Si en el desarrollo de la actividad o evento para lo cual fue alquilado
el salón, hubiere daños de enseres o estructura del salón, éstos serán
descontados del depósito y en caso de
superar esa cuantía, el contrato firmado servirá como cuenta de cobro para el
excedente.
ARTICULO
DECIMO. HORARIO: El horario en el cual se requiere el salón quedará estipulado
en el contrato y en ningún caso excederá el permitido por las autoridades
competentes.
En caso
de excederse el horario estipulado, se cobrará una multa la cual será
descontada del depósito.
ARTICULO DECIMO PRIMERO. PARÁMETROS DE COBRO PARA
EL ALQUILER DEL SALON:
a. Los afiliados a la JAC, tendrán prioridad cuando hayan dos o más
solicitudes para una misma fecha.
b. Los afiliados tendrán un descuento del 25% del valor estipulado.
c. El salón se podrá alquiler por
horas, cuyo precio no será inferior a un salario mínimo diario, para el
desarrollo de actividades sin ánimo de lucro.
d. El alquiler por horas para actividades o eventos relacionados en el
artículo tercero, se deberá estipular teniendo en cuenta de la hora diurna con
y sin ánimo de lucro, la hora nocturna con y sin animo de lucro, las cual no
excederá cinco (5) salarios mínimos diarios.
e. El alquiler del salón en fin de
semana en horas nocturnas tendrá un recargo del 10%, a lo estipulado en un día
diferente.
f. Cuando el alquiler sea para dictar cursos por un período superior a las
20 horas, la directiva esta autorizada para acordara unos precios menores a
otra actividad definida en el artículo tercero.
g. La Directiva está autorizada a prestar el salón bajo convenios, esto si
la actividad a desarrollar está dentro del quehacer o principios de la
organización comunal.
ARTICULO DECIMO SEGUNDO. VIGILANCIA DEL SALON
COMUNAL: Los salones comunales que tengan adecuación de vivienda y cuenten con
un rubro para pagar vigilancia, la
directiva nombrarán un celador, con quien deberá definir previamente la
contraprestación por el servicio. Esta deberá quedar estipulada en un contrato
suscrito entre el representante legal y el celador, por un período no superior
al tiempo por el cual fue elegida la directiva actuante.
ARTICULO
DECIMO TERCERO. FUNCIONES DEL ENCARGADO DE LA VIGILANCIA DEL INMUEBLE:
Residir
en el inmueble, en la habitación asignada por la Junta Directiva para tal fin.
a) Recibir
del tesorero por inventario, los elementos de dotación del inmueble y responder
ante éste por su guarda y uso. b) Efectuar el aseo de las instalaciones para lo
cual deberá proveerse de los elementos necesarios. ( cuando se haya alquilado
el salón a un tercero, éste deberá cancelar el aseo al vigilante).c)Brindar
información que la comunidad solicite respecto a la disposición del salón y las
actividades que se permitan desarrollar allí. c) Cuando las circunstancias de
seguridad lo requieran, informar de inmediato a algún miembro de la Junta
Directiva y lograr el amparo del inmueble y sus haberes de las autoridades de
policía d) Las demás que le asigne la
Junta Directiva o la Asamblea General.
ARTICULO
DECIMO CUARTO. PROHIBICIONES DEL ENCARGADO DE LA VIGILANCIA DEL INMUEBLE.
Sacar o
prestar elementos que sean parte del mobiliario del salón o elementos en
general de propiedad del organismo comunal.
Delegar
sus responsabilidades y tareas en terceras personas sin la previa autorización
de la Junta Directiva.
Permitir
el acceso a personas no autorizadas.
Desarrollar actividades no acorde con sus funciones y sin
autorización de la directiva.
ARTICULO
DECIMO QUINTO. PUBLICIDAD: El presente reglamento se mantendrá en la ofician
del organismo comunal a la vista de todos los afiliados e interesados en el
servicio del salón.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
JUNTA DIRECTIVA
Aprobado
en Junta Directiva, según consta en el Acta No.____ De ___de 20.
Aprobado
en Asamblea General, según consta en el Acta No.___de de 20
8. DICCIONARIO CONTABLE
CONTABILIDAD: Es la Ciencia que recoge, clasifica, identifica, interpreta, analiza,
evalúa y registra; todas las transacciones comerciales de una Empresa.
ACTIVOS: Todos los
bienes que son de propiedad de una
Empresa o negocio, que sean apreciados en dinero:
PASIVOS: Son todas
las obligaciones o deudas, que la Empresa
tiene con terceras personas; Cuentas por pagar, Obligaciones Bancarias, etc.,
PATRIMONIO: Representa el capital liquido o neto o utilidad; que tiene el negocio;
DEBE (CARGO) :Es cargar una cuenta en el débito; se
registra en el lado izquierdo de la cuenta.
HABER (ABONO): es
abonar una cuenta en el crédito; lado derecho de la cuenta.
SALDO: Es la
diferencia entre el débito y el crédito, y que pude ser ganancia o perdida.
BALANCE GENERAL: Estado que muestra la situación financiera de cualquier sociedad en un momento determinado; mediante la
presentación resumida de activos,
pasivos y patrimonio.
ESTADO DE GANACIAS Y PERDIDAS: Estado utilizado para evaluar el desempeño de una
Empresa, así como sus ingresos, y gastos relacionados con el periodo Contable.
Muestra la utilidad o pérdida en un periodo.
ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS: Muestra las utilidades obtenidas, en los diferentes
periodos y sus variaciones.
CUENTAS DEL ACTIVO:
CAJA (TESORERIA): Cuenta que registra todos los ingresos que por cualquier concepto, ingresen a la
Empresa ya sea en; monada fraccionaria, billetes, cheques, o giros. Esta cuenta
aumenta con los ingresos y disminuyen con las consignaciones a los Bancos o
pagos en efectivo.
BANCOS: Representa
los Fondos, que la Empresa tiene en los diferentes cuentas Bancarias. Aumenta con las consignaciones, créditos y
otros, intereses ganados.
CUENTAS POR COBRAR: Esta cuenta representa a los
deudores, que le deben dinero a la Empresa; respaldado con facturas cheques,
letras y cualquier otro título valor.
IINVENTARIOS: Representa todas las mercancías que la Empresa tiene para la venta.
Para las JAC; los inventarios están representados en los activos; que por
donación, transferencias, compras u otros son de propiedad de la Comunidad.
MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA: Incluye todos los equipos y elementos de oficina je;
computadoras, escritorios, maquinas de escribir ect.
VEHICULOS: Representa
los vehículos que son de propiedad de JAC.
TERRENOS: Representa
los terrenos (lotes) sin construir; los terrenos donde están construidos los
edificios, casa ect.
EDIFICIOS: Representan las casas, edificios, Salones Comunales, Escuelas,
bodegas ect, que son de propiedad de
las JAC.
CUENTAS DEL PASIVO:
Las cuentas del pasivo aumentan con el haber o crédito y disminuyen con
el débito o cargo.
CUENTAS POR PAGAR: Deudas con terceros por compras u otras obligaciones ej. Proveedores,
que nos surten de mercancías muebles, equipos a crédito ect.
DOCUMENTOS POR PAGAR: Deudas contraidas con terceros, respaldadas con documentos; cheques,
letras de cambio, pagares.
POR PAGAR: HIPOTECAS Deudas contraídas con terceros y respaldadas con garantía de bienes
inmuebles de su propiedad.
PATRIMONIO: Representa el aporte de los dueños; Utilidades retenidas,
valorizaciones, reservas.
ESTADO DE GANACIAS Y PÉRDIDAS:
INGRESOS: Objetivos
parta los cuales es creada una Empresa y
que deben tener relación de causalidad con el objeto estipulado en las
escrituras de constitución.
EGRESOS: Desembolsos
o gastos efectuados.
UTILIDAD: Es la
diferencia entre los ingresos y los egresos y pueden ser de utilidad o perdida.
RECIBOS DE CAJA: Son comprobantes, que se utilizan para dar ingreso a Caja de los
dineros
Recaudados ya sean en efectivo o cheque. Se debe diligenciar en su
totalidad con un concepto claro, y anexar los respectivos soportes que
justifiquen su legalidad.
CONSIGNACIONES: Recibos en los cuales se registran los dineros depositados en los Bancos. Su legalidad esta dada con el sello
del Banco.
RECIBOS DE EGRESO: Recibos que se utilizan con el fin de registrar los pagos efectuados,
por cualquier índole; se debe
diligenciar adecuadamente y en su totalidad, con un detalle claro y preciso
debidamente firmado y con numero de identificación, por parte del beneficiario
y soportado con los documentos que le
dieron origen.
FACTURA COMERCIAL: Documento con el nombre de la persona Jurídica o Natural, número de identificación, dirección,
teléfono, fecha en que realiza la venta y que acredita la pertenencia de
las mercancías u objetos motivos de la compra; con identificación del valor
unitario y valor total:
COMPROBANTE DIARIO: Documento que registra las operaciones o transacciones; de acuerdo con
la naturaleza del mismo; Este a su vez debe estar soportado, con los documentos
de ingreso o egreso.
COMPROBANTE RESUMEN DE CONTABILIDAD: Es un documento que se llama así; por que como su nombre lo indica, sirve para
abreviar o resumir el movimiento del día, de acuerdo con todos los comprobantes
de diario que se elaboran.
FACTURA
La factura
es un documento donde se detallan las ventas o lo servicios realizados por una
empresa o persona natural, el artículo el 40 de la ley 223 de 1995, estipula
como requisitos:
Cuando
la Junta de adquiera un bien o servicio deberá verificar que la factura que se
entregue cumpla todos los requisitos legales, ya que este documento es el
soporte de la transacción realizada el cual deberá ser archivado en un
consecutivo.
COMPROBANTE
DE EGRESO
Documento que sirve de
constancia de los pagos efectuados por la junta ya sea en cheque o en efectivo,
se debe elaborar en el momento de realizar el desembolso, para que quien recibe
el pago lo firme con número de identificación y debe adjuntarse como respaldo,
una factura o cuenta de cobro del beneficiario del pago. Verificar en los nuevos estatutos de las JAC si los tres dignatarios
deben autorizar. Enfatizar el control posterior del fiscal.
RECIBO
DE CAJA
Este documento se diligencia siempre
que ingresan dineros a la junta por cualquier concepto, tiene como objetivo fundamental servir como comprobante de todos los
ingresos monetarios y de constancia de los pagos efectuados por los afiliados o terceros a la Junta y se expide por
duplicado, el original para la persona o entidad que realiza el pago y la copia
para la contabilidad de la Junta.
RECIBO DE CAJA MENOR
Con
este recibo se respaldan los pagos ocasionales de cuantías menores en efectivo,
de acuerdo al tope establecido para la caja menor, como por ejemplo servicio de
transporte.
RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA
Este
documento se diligencia cuando va a depositarse determinado dinero, bien sea en
efectivo o en cheques en la cuenta bancaria de la JAC.
Como medida de control todos los ingresos se deben consignar a más tardar el
día siguiente de su recibo. Para que el recibo de consignación tenga
validez es necesario que aparezca el sello y firma del cajero o el timbre de la
maquina del banco.
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